FAQ

Alle Informationen zum elektronischen Rechnungsversand

Papierstapel

Elektronische Rechnung

Was bedeutet elektronische Rechnung?

Wir bieten unseren Kunden an, Rechnungen zukünftig (anstelle per Post in Papierform) per E-Mail als PDF- Anhang zu versenden.

Welche Vorteile bringt die E-Rechnung für den Empfänger?

Profitieren Sie von vielen Vorteilen:

  • Schonung der Umwelt
  • Der Service ist für Sie kostenfrei
  • Unabhängigkeit von Dritten – kein Dokumentverlust auf dem Postweg
  • Vereinfachung der Archivierung
  • Rechnungen können einfach per E-Mail zur Freigabe intern verteilt werden – das spart Zeit und Verwaltungskosten
  • Die Papierablage entfällt und mit ihr Regale voller Aktenordner
Was muss der Empfänger einer elektronischen Rechnung beachten?

Wir machen Sie darauf aufmerksam, dass Rechnungen per E-Mail unverschlüsselt und unsigniert übermittelt werden.

Bei übermittelten und aufbewahrten Daten, die für den Vorsteuerabzug, die Steuererhebung oder den Steuerbezug relevant sind, muss unabhängig davon, ob sie auf Papier oder elektronisch vorliegen, der Nachweis des Ursprungs und der Unverändertheit erbracht werden. Der Nachweis des Ursprungs und der Unverändertheit gilt als erbracht, wenn die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung nach Artikel 957 ff OR eingehalten sind. Die Papierrechnung, die gescannte Papierrechnung und die elektronische Rechnung sind gleichgestellt, denn die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung gelten für alle Arten von Buchungsbelegen.

Wir weisen darauf hin, dass die Aufbewahrungsdauer dabei (wie bei der Papierrechnung) mindestens 10 Jahre beträgt. Zur Aufbewahrung wird keine bestimmte Technologie eines Speichermediums vorgeschrieben. Jedoch ist bei der Speicherung über technische und/oder organisatorische Verfahren die Unveränderbarkeit der Dokumente sicherzustellen. Weitere Informationen zu diesem Thema erhalten Sie auch auf der Website der Eidg. Steuerverwaltung.

Kann ein Papierausdruck anstelle der E-Rechnung archiviert werden?

Geschäftsbücher und die Buchungsbelege können auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, soweit dadurch die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet ist und wenn sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (Artikel 958f OR).

In welchem Format wird die elektronische Rechnung gesendet?

Sie erhalten eine E-Mail mit jeweils einem PDF-Dokument.

Wie kann ich am elektronischen Rechnungsversand teilnehmen?

Jeder Kunde, der zukünftig seine Rechnungen per E-Mail erhalten möchte, kann auf unserer Homepage ein Formular ausfüllen und sich dafür freischalten lassen.

Wie kann ich die Rechnung nochmals anfordern?

Sprechen Sie mit Ihrem persönlichen Ansprechpartner der RECA AG um die elektronische Rechnung per E-Mail erneut anzufordern, drucken Sie sie ganz einfach aus Ihrem Büro in unserem Online-Shop aus oder schreiben Sie uns hierzu einfach per E-Mail an: buchhaltung@reca.ch.

Entstehen dem Kunden durch die E-Rechnung seitens RECA AG zusätzliche Kosten?

Nein. Der Service ist für Sie kostenlos.

Wo kann ich meine Mailadresse ändern?

Diese Änderung können Sie Ihrem persönlichen Ansprechpartner bei der RECA AG mitteilen oder schreiben Sie uns hierzu einfach per E-Mail an: buchhaltung@reca.ch.

Firewall und SPAM-Filter

Ihre Firewall und SPAM-Filter sollten E-Mails von „reca.ch“ zulassen. Ist die E-Rechnung trotzdem nicht im Posteingang angekommen, prüfen Sie bitte in den Einstellungen Ihres E-Mail-Programms, ob eventuell ein Spam-Filter diese E-Mail aussortiert hat.

Wie lange dauert es von der Anmeldung bis zur ersten E-Rechnung?

In der Regel erhalten Sie die erste E-Rechnung innerhalb von 2-3 Werktagen nach der Freischaltung.

Kann ich den elektronischen Rechnungsversand auch rückgängig machen?

Sollten Sie nicht zufrieden sein, können Sie den elektronischen Rechnungsversand jederzeit rückgängig machen. Schreiben Sie uns hierzu einfach per E-Mail an: buchhaltung@reca.ch.

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