FAQ

Tout ce qu’il faut savoir sur la facturation électronique

Papierstapel

Facture électronique

Que signifie la facture électronique ?

Nous proposons à nos clients de leur envoyer à l’avenir les factures (au lieu de les envoyer par la poste sous forme de papier) par e-mail en format PDF.

Quels sont les avantages de la facture électronique pour le destinataire ?

Profitez de nombreux avantages :

  • Préservation l’environnement
  • Il s’agit d’un service gratuit pour vous
  • Indépendance vis-à-vis des tiers – aucune perte de documents par la poste
  • Simplification de l’archivage
  • Les factures peuvent être simplement transmises par e-mail en interne pour validation – ce qui permet de gagner du temps et de réduire les coûts administratifs.
  • Le classement papier est supprimé et ainsi suppression d’étagères remplies de classeurs.
À quoi le destinataire d’une facture électronique doit-il prêter attention ?

Nous attirons votre attention sur le fait que les factures sont transmises par e-mail sans être cryptées ni signées.

Pour les données que vous soumettez aux autorités fiscales (déclaration d’impôts, déduction d’impôts), il faudra fournir la preuve de leur origine ainsi que l’absence de toute modification, que ce soit sur papier ou sous forme électronique. La preuve de l’origine et de l’absence de modification est considérée comme apportée lorsque les principes de la comptabilité régulière visés aux articles 957 et suivants du CO sont respectés. La facture papier, la facture papier scannée et la facture électronique sont mises sur un pied d’égalité, car les principes de la comptabilité régulière s’appliquent à tous les types de documents comptables.

Nous attirons votre attention sur le fait que la durée de conservation est d’au moins 10 ans (comme pour les factures papier). Aucune technologie particulière de support de stockage n’est prescrite pour la conservation. Toutefois, lors de l’enregistrement, l’inaltérabilité des documents doit être garantie par des procédures techniques et/ou organisationnelles. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet sur le site Internet de l’Administration fédérale des contributions.

Une impression papier peut-elle être archivée à la place d’une facture électronique ?

Les livres comptables et les pièces comptables peuvent être conservés sur papier, sous forme électronique ou d’une manière comparable, pour autant que cela garantisse la concordance avec les transactions et les états de fait sous-jacents et qu’ils puissent être rendus lisibles à tout moment (article 958f CO).

Sous quel format la facture électronique est-elle envoyée ?

Vous recevez un e-mail contenant la facture en format PDF.

Comment accéder à l’envoi électronique des factures ?

Chaque client qui souhaite recevoir ses factures par e-mail peut remplir un formulaire sur notre site Internet et se faire activer à cet effet.

Puis-je demander un nouvel envoi de la facture ?

Parlez-en à votre interlocuteur personnel de RECA AG pour demander à nouveau la facture électronique par e-mail, imprimez-la tout simplement depuis votre bureau dans notre boutique en ligne ou formulez votre demande par e-mail à : buchhaltung@reca.ch.

Avec la facturation électronique, y a-t-il des frais supplémentaires pour le client ?

Non, ce service est gratuit.

Où puis-je modifier mon adresse e-mail ?

Vous pouvez communiquer ce changement à votre interlocuteur personnel chez RECA AG ou nous le communiquer par e-mail à : buchhaltung@reca.ch.

Pare-feu et filtre SPAM

Votre pare-feu et votre filtre anti-spam devraient autoriser les e-mails de “reca.ch”. Si la facturation électronique ne parvient pas dans votre boîte de réception, veuillez vérifier les paramètres de votre messagerie ; il est possible qu’un filtre anti-spam ait éventuellement bloqué l’arrivée de cet e-mail.

Combien de temps faut-il compter entre l’inscription et la première e-facture ?

En règle générale, vous recevez votre première facture électronique dans les 2 à 3 jours ouvrables suivant l’activation.

Puis-je également annuler l’envoi de factures électroniques ?

Si vous n’êtes pas satisfait, vous pouvez à tout moment annuler l’envoi de factures électroniques. Il vous suffira de nous en informer par e-mail à l’adresse suivante : buchhaltung@reca.ch.

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